Mi raccomando che il telefono non squillerà più di tre volte prima di ricevere risposta. Se il receptionist è su un'altra linea o in altro modo impegnata, allora uno degli altri membri del personale dovrebbero dare una mano. Idealmente si dispone di telefoni in tutto l'ufficio, quindi se la receptionist è altrove rispetto alla reception quando il telefono squilla, si può ancora essere risolta e il chiamante messe brevemente in attesa fino a quando la receptionist può tornare alla reception.
Nota: scaricare una copia del Dental Nuovo paziente chiamata-nella forma Prima di trasferire una chiamata alla persona appropriata, di ottenere il nome del chiamante, la ragione per la chiamata e loro numeri di telefono (casa /lavoro /cellulare). Se la chiamata proviene da un paziente attivo, tirare grafico del paziente prima di trasferire la chiamata. Se il chiamante è un nuovo paziente, compilare il "nuovo paziente chiamata-In Form" utilizzando il dialogo appropriata. Se si dispone di un altro dipendente ha designato come Scheduler cui responsabilità principale è garantire l'agenda degli appuntamenti è effettivamente previsto, tutte le nuove chiamate dei pazienti devono essere trasferiti nel suo meno che lei è al telefono con un paziente. In tale situazione, la receptionist dovrebbe gestire la chiamata a meno che non ci sia anche un coordinatore account o un trattamento come altrimenti se la receptionist è al telefono prendendo nuove informazioni del paziente, che non sarà in grado di affrontare in modo efficace con le altre chiamate ed i pazienti che entrano in pratica. il receptionist è il coordinatore tra la parte anteriore e il back office in modo da quindi deve essere esatto in cui trasmettere le informazioni. Il metodo migliore per l'inoltro dei messaggi è in forma scritta. La receptionist deve sempre essere a conoscenza del programma. Conoscere quali pazienti arriveranno il prossimo, che si trova nella sala d'attesa, che è nella parte posteriore, quanto tempo sono stati in ufficio, ecc Si deve camminare attraverso l'ufficio di tanto in tanto per parlare brevemente per i pazienti che sono in attesa al fine di mantenere una buona comunicazione e garantire tutto sta andando bene. Se lei ha visto un problema che dovrebbe gestire da soli o richiedere l'assistenza di qualcuno che possa occuparsi di immediatamente.