Ecco una e-mail vero che ho ricevuto un paio di settimane fa da un paziente a lungo termine:
Mio marito aveva un appt sul 2/7. E 'stato fuori per lavoro da 1/4 e quando ci siamo resi conto che non sarebbe tornato fino a dopo 2/7, ho chiamato e riprogrammato la sua APPT. Ho chiamato il 25 gennaio che lo aveva raggiunto nel suo viaggio il giorno prima. E 'stato riprogrammato per il 6 marzo alle ore 8,30. Io non so chi ho parlato. Quando siamo tornati a 2/9, abbiamo avuto 2 messaggi dal vostro ufficio dicendo che aveva perso il suo APPT. Ho chiamato questa mattina (2/11) e ha spiegato la situazione solo per scoprire le modifiche non erano state fatte nel tuo libro appt. Gli ho riprogrammato ancora per 3/7 alle 8:30. Ho fatto però offende l'implicazione che questo è stato il mio errore ... non lo era. Sono sicuro che un sacco di vostri clienti non vi danno adeguato preavviso, ma questo non era il caso in questo caso. Il cliente non è sempre sbagliato. Veniamo al vostro ufficio per 20 anni e pensi di avere i migliori professionisti del settore, ma ho voluto dare la data che ho chiamato per fare il cambiamento APPT e si lascia a sapere che ero un po 'agitata a . come questa situazione è stata gestita
Prima ho risposto, ho guardato la storia appuntamento - e mi è stato spazzato via dalle informazioni che ho raccolto solo da questa schermata. Ecco la mia e-mail di risposta:
Grazie per la vostra e-mail. Ho guardato in questa storia appuntamento - ecco cosa ho trovato nel nostro computer:
Non c'è da stupirsi che sei frustrato. Si tratta di un sacco di lavoro da parte vostra per gestire date appuntamento. Inoltre, sembra che hai parlato alla metà della squadra segretaria.
Sulla mia fine, io passerò in rassegna la sua preoccupazione con la squadra segretaria, e Jackie in particolare, per assicurarsi che tutti siano quanto più precisa possibile.
un altra idea per voi - forse sarebbe utile se uno ci ha mandato i cambiamenti - [email protected] - controlliamo ogni giorno e hai la possibilità di utilizzare questo come una conferma per il tempo appuntamento - si potrebbe risparmiare un po 'di tempo al telefono. Oppure, se si va sul nostro sito web, c'è una richiesta di una scheda appuntamento - ed è possibile richiedere la data /ora per gli appuntamenti anche qui
Mi dispiace ti sei sentito frustrato dai nostri messaggi quando si era andato? la briga di riprogrammare. Apprezzo la vostra considerazione nella gestione di programmi in anticipo.
Sono aperto ad altri suggerimenti o modi possiamo rendere questo più facile su di voi. Grazie per il tempo di farmi sapere.
Ora, per essere del tutto sinceri, abbiamo fatto misschedule nomina di suo marito. Ha chiesto per 3/6 e abbiamo programmato su 2/6. Tuttavia, grazie ai dati storici appuntamento, sembrava che abbiamo programmato questo stesso appuntamento 4 altre volte! Questo dipinge sicuramente un quadro molto diverso delle nostre prestazioni! - E mi ha stupito che lei si lamentava del servizio clienti della mia pratica quando lei aveva programmato questo appuntamento non meno di 5 volte
Una volta che ho visto questa storia appuntamento, ho ha deciso di non chiamarla - ma invece di mandarla l'e-mail di cui sopra per un paio di motivi:.
così - grazie a Dentrix di fornire i dati di storia appuntamento che ha contribuito a ristrutturare questo paziente denuncia così ho potuto vedere non solo il nostro errore, ma anche guadagnare un apprezzamento forte per la mia squadra segretaria. Questo è stato anche grande informazione per i dentisti nel nostro gruppo che ha avuto anche l'opportunità di non essere solo sconvolto la ricezione di una denuncia del paziente, ma per rendersi conto di quanto la follia riprogrammare la nostra squadra segretaria gestisce!
Trattare in modo efficace con i pazienti sconvolto è solo un modo è possibile eseguire uno studio dentistico di successo. Se siete interessati a nuove idee su esecuzione di un studio dentistico, si prega di iscriversi al mio blog settimanale. Una delle maggiori sfide per la gestione di uno studio dentistico è l'assicurazione dentale di gestione. Con l'assicurazione dentale gestito, allora il marketing dentale per i nuovi pazienti diventa un obiettivo primario. Nella giornata di oggi di recensioni online, la gestione dei reclami e dei pazienti è essenziale. Come la pratica cresce, l'assunzione di personale dentale diventa più importante. Con 16+ anni di esperienza di gestione studio dentistico, sono aperto alle vostre domande per aiutare si esegue uno studio dentistico di successo.
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