La priorità per i responsabili di ufficio dentale è quello di riempire il programma. La maggior parte delle pratiche hanno un sistema per contattare i pazienti quando sono dovute per il loro controllo sei mesi. Tuttavia, per quanto riguarda i pazienti che finiscono in ritardo? Per rimanere in contatto con questi pazienti e cercare di farli tornare nel vostro programma è un mercato non sfruttato. Questo è un modo per eseguire uno studio dentistico successo perché così molti pazienti cercano di mantenere i loro spese sanitarie a basso da allungando le visite che si possono tenerli orientata verso la pratica.
volta che si decide di contattare tutti i pazienti che non sono stati osservati in più di un anno è necessario creare un sistema che ti permette di diffondere questo lavoro. In caso contrario, ci saranno troppe persone di entrare in contatto con in una sola volta! Un modo per dividere e conquistare è quello di istituire un calendario di contattare alcune lettere dell'alfabeto in una sola volta:
Gennaio - Contatto ultimi nomi che iniziano con A - B
di febbraio - Contatto cognomi che iniziano per C - D
marzo - Contatto ultimi nomi che iniziano con E - F
Etc.
ora - le istruzioni di ricerca in Dentrix sono:
1. Manager di ufficio - Letters
2. Selezionare i criteri - Data ultima visita: 2 anni fa - 1 anno fa, selezionare i pazienti tra cui le lettere corrette solo
3.. Selezionare i campi dati - Nome e cognome, telefono, e-mail, l'equilibrio, l'assicurazione
4. Creare /unire il file di dati unica
5. Incollare in Excel
Esegui questo report ogni fine del mese. Una volta che avete la vostra lista, il vostro compito è quello di contattare ogni paziente in questo elenco nel corso del mese. Lo scopo di queste chiamate è quello di invitare personalmente i pazienti di tornare e ottenere i loro denti puliti. A seconda del sistema di richiamo, questi pazienti hanno già ricevuto e-mail, cartoline e, forse, una lettera ricordando loro hanno bisogno di fissare un appuntamento. La vostra responsabilità è quella di chiamare e farli programmati. Il vostro obiettivo è quello di programmare il 10% della vostra lista
Lo script per il presente invito:. Salve, questo è Jill con HealthPark Odontoiatria. Sei dovuta per la pulitura, esami e screening del cancro orale e sto chiamando per ottenere che il programma per voi. Sarebbe una mattina o pomeriggio appuntamento essere più conveniente per te?
Se si figura ci vorrà un'ora per chiamare una pagina di vostra lista delle chiamate, quindi pianificare il vostro programma per il tempo di mettersi in contatto questi pazienti. Del suo meglio per chiamare i telefoni cellulari e il suo meglio chiamare più tardi nel corso della giornata il più possibile - serate sono i migliori per cercare di catturare persone dopo che sono a casa e possono guardare il loro calendario per fissare un appuntamento. Si consiglia di provare a chiamare in due momenti diversi - lasciare solo un messaggio sul vostro ultima chiamata! Documentare i tempi si chiama in modo da poterli variare. Naturalmente, chiamare i telefoni cellulari al posto dei numeri di casa. Documentare i tentativi.
Quando si lavora questa lista chiamate, sarà sicuramente parlare con i pazienti che si sono trasferiti o sono passati ad un nuovo dentista. Sarà soprattutto lascia una montagna di messaggi di posta vocale - ma ci saranno alcune persone si ottiene al telefono. Questo è il tuo miglior giudice del vostro successo. Se parli con qualcuno, si dovrebbe ottenere loro in programma vicino al 50% del tempo! Ricordate tutte le ragioni che dovrebbero venire in per una pulizia:
• Essi riceveranno anche uno screening del cancro orale
• Entrando per le visite di prevenzione aiuta a catturare eventuali problemi prima che crescono e diventano costosi (si risparmia un sacco di soldi facendo un amalgama occlusale invece di una corona)
• Se hanno assicurazione dentale (in particolare di un PPO il dentista ha aderito), la visita sarà pagato da loro piano - che costano loro nulla
Spesso, i pazienti tornerà telefonate pure. Quindi, non stai perdendo il tuo tempo, lasciando messaggi vocali e invitando i pazienti a venire alla vostra pratica. In effetti, pensare per un attimo - c'è un unico fornitore medico che mai vi chiama a invitiamo a venire a quando non siete stati in pratica per oltre un anno? Questo è un ottimo modo per mantenere relazioni a lungo termine con i pazienti.
Un altro vantaggio di creare una lista di contatti di richiamo annuale è che si può inattivare i pazienti che si sono trasferiti o hanno veramente lasciato la pratica. Perché continuare a sprecare il vostro budget su direct mail o altra pubblicità per i pazienti che non restituiscono? Quindi, quando si parla con una persona che ti dice si sono trasferiti in un altro stato o sono passati a un altro dentista locale - inattivare loro! In Dentrix semplicemente passare al file famiglia & amp; Fare doppio clic sulla casella in alto per cambiare questa persona alla inattivo - o addirittura non-paziente. Siete voi a decidere ciò che ha senso per la vostra pratica.
Alla fine del mese, tornare a questa lista e controllare per vedere se qualcuno ha programmato (ricordate a guardare nel libro mastro per vedere se sono venuti in quel mese - e anche controllare per vedere se hanno un appuntamento imminente troppo) - evidenziare ogni paziente è stata pianificata con successo. Ora, calcola il tuo successo:
numero totale dei pazienti
prevista __________________________ = Successo%
Numero totale di pazienti in lista
In questo momento, è anche cambierà tutti i pazienti lo stato inattivo se non hanno in programma un appuntamento. Ora, questa raccomandazione dipende da come si esegue una ricerca ai pazienti di rimanere in contatto con. Nel mio gruppo, abbiamo incluso sia i pazienti che i pazienti inattive in molti dei nostri follow up e-mail come un tentativo di mantenere i pazienti orientati verso la nostra pratica. Tuttavia, non abbiamo mai incluso eventuali non i pazienti - in modo da questo stato è stato utilizzato per le persone che si muovevano, ci ha detto hanno lasciato la pratica o scomparso. Il vantaggio di modifica dello stato inattivo è stato principalmente per fare i nostri numeri attivi paziente più accurata.
Assicurarsi di avvisare il dentista su pazienti che hanno lasciato la pratica. Tirare le classifiche e notare la ragione hanno lasciato e metterli sulla scrivania del dentista. Per i pazienti che passavano via, si consiglia di ottenere una carta simpatia e metterlo con il grafico in modo che il dentista potrebbe inviare una nota alla famiglia. Se qualcuno dice che purtroppo si sono lasciati per un altro dentista locale - chiedere, "Posso lasciare che il dentista sa perché?" è un ottimo modo per dare il dentista alcune note e la possibilità per lei di follow-up con quella famiglia e sia scusarsi o cercare di riparare il torto.
La creazione di un elenco di richiamo annuale è solo uno dei modi per eseguire uno studio dentistico di successo. Se siete interessati a nuove idee su esecuzione di un studio dentistico, si prega di iscriversi al mio blog settimanale. Una delle maggiori sfide per la gestione di uno studio dentistico è l'assicurazione dentale di gestione. Con l'assicurazione dentale gestito, allora il marketing dentale per i nuovi pazienti diventa un obiettivo primario. Nella giornata di oggi di recensioni online, la gestione dei reclami e dei pazienti è essenziale. Come la pratica cresce, l'assunzione di personale dentale diventa più importante. Con 16+ anni di esperienza di gestione studio dentistico, sono aperto alle vostre domande per aiutare si esegue uno studio dentistico di successo.
Sentitevi liberi di scrivermi.