Da dove cominciare
Al fine di attuare un sistema finanziario di successo, si deve andare al di là del tipico modo di pensare. Invece di concentrarsi su se la pratica dovrebbe accettare l'assicurazione, condurre la fatturazione interna, o utilizzare un programma di finanziamento del paziente, è necessario esaminare tutte le possibili situazioni si potrebbe affrontare di giorno in giorno all'interno della vostra pratica. E 'importante impostare le linee guida per determinare come i problemi finanziari complessi verranno trattati. Vuole offrire regolazioni di credito? E se è così, che si qualifica per loro? Come avete a che fare con la modalità di pagamento per un bambino che viene da genitori divorziati? Con lo sviluppo di una serie di linee guida per rispondere a domande come queste, saprete esattamente cosa fare quando un paziente porta in primo piano una situazione finanziaria difficile.
Una buona indicazione finanziaria prende in considerazione quello che sta andando a lavorare bene per sia il paziente e la pratica. In altre parole, si crea una situazione win-win in cui i pazienti possono ottenere un trattamento ottimale durante la pratica viene compensata il più rapidamente possibile. Una volta che hai accuratamente dettagliata L'orientamenti finanziari, rivederli con il personale e rendere il documento scritto a disposizione per loro di riferimento, se necessario (ma essere sicuri che non è nelle vostre zone pazienti!)
Le opzioni di pagamento e le modalità
per una guida di riferimento finanziario per avere successo, deve offrire ai pazienti una varietà di opzioni di pagamento per ottenere il trattamento che vogliono e hanno bisogno. negoziati finanziari devono sempre iniziare con chiedendo al paziente per il pagamento completo in anticipo. Alcune pratiche offrono una regolazione di cortesia se il paziente paga per tutto ciò che prima della procedura vera e propria. Questo tipo di incentivi può essere molto successo con i pazienti che possono permettersi di fare un pagamento di grandi dimensioni.
Alcuni pazienti, tuttavia, non hanno i fondi disponibili per pagare i piani di trattamento più grandi in una somma forfettaria. Se questo è il caso, si deve sempre chiedere un investimento iniziale. Abbiamo riscontrato che quando i pazienti mettere i soldi giù dal get-go, molto probabilmente seguire con il trattamento e restano impegnati a pagare il loro equilibrio. Quindi, non importa quale piano di pagamento disposto da allora in poi, è importante raccogliere un certo tipo di somma iniziale
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Il linguaggio utilizzato è importante quando si richiede il pagamento iniziale. Piuttosto che chiedere un "acconto", che rende i pazienti pensano che stanno impegnandosi a pagare per il resto della loro vita, usando le parole "investimento iniziale" può brillare una luce più positiva su questo argomento. Queste parole sottolineano che l'odontoiatria è un ottimo investimento che può beneficiare il tuo sorriso e la salute orale generale per gli anni a venire.
Dopo aver raccolto l'investimento iniziale, un programma di pagamento dovrebbe essere costruito per raccogliere il resto del saldo. Ci piace impostare un limite di due o tre mesi per i pazienti a pagare i costi di trattamento, ma se ciò non fosse possibile, si consiglia una opzione di pagamento alternativo, come ad esempio CareCredit. Con CareCredit, i pazienti possono finanziare il trattamento fino a 12 mesi senza interessi. Questo rende più facile per i pazienti a pagare per la cura, e quindi può aumentare significativamente il tasso di trattamento di accettazione della vostra pratica.
Alcuni medici sostengono che stanno comoda estensione del credito di loro per quattro-sei mesi. Questo può essere così, ma quando gli account di avvio crediti a crescere e si nota lo sforzo necessario per raccogliere quei dollari, vi renderete conto che si estende credito per questo non molto tempo è l'uso più prudente o efficiente del tempo. Suggeriamo che se i pazienti hanno bisogno di estendere i loro piani di pagamento per più di due o tre mesi, lasciare che un programma di finanziamento del paziente gestirlo. Ricorda - sei uno studio dentistico, non un istituto finanziario
finanziamento alternativa è essenziale anche se la pratica offre cosmetico o estetica odontoiatria, protesi o altri servizi con tasse più grandi.. procedure estetiche come lo sbiancamento dei denti e l'applicazione impiallacciatura, o più vasta ricostruzione bocca piena può essere un investimento significativo, quindi la maggior parte dei pazienti apprezzerebbero la possibilità di pagare nel corso del tempo. Questi pazienti che cercano di cosmetici o sorridere procedure migliorando a volte sono guidati da emozioni e consiglia di iniziare immediatamente il trattamento. Offrendo opzioni di pagamento permetterà loro di iniziare il trattamento subito e facilmente pagare per questo nel corso del tempo.
Un punto non possiamo sottolineare abbastanza è quello di assicurarsi che non legano pagamento date di scadenza per le date appuntamento. Questa routine aumenta il numero di no-show e cancellazioni a una pratica. Si potrebbe anche lasciare in una serie di situazioni difficili, tra cui cosa fare se il paziente si presenta per la sua nomina, ma non hanno i soldi per effettuare il pagamento. Invece di dover affrontare tali situazioni imbarazzanti, è più facile dissociare semplicemente il due e metterli in giorni diversi.
Il coordinatore
finanziari
Le varie opzioni di pagamento e le modalità vostre offerte pratica non può essere semplicemente delineato sulla carta e consegnato ai pazienti. Queste opzioni dovrebbero essere discusse in dettaglio e supportati con i dati per cui i pazienti possono comprendere appieno ciò che è a loro disposizione. E 'assolutamente necessario individuare un dipendente nella pratica di assumere questo compito - il coordinatore finanziario. Questo individuo dovrebbe essere il principale responsabile per le modalità di pagamento con i pazienti.
Ci sono alcuni tratti da cercare durante la ricerca di un coordinatore finanziario efficace. Prima di tutto, è estremamente importante per questo dipendente sia un buon ascoltatore. Questo va oltre la semplice ascoltare ciò che dice un paziente. Un buon ascoltatore farà in modo di chiedere chiarimenti quando un soggetto viene in su che può essere facilmente frainteso. coordinatori finanziari devono anche avere la capacità di mantenere grande il contatto visivo, e dovrebbe apparire di essere rilassato, sicuro di sé, e degno di fiducia quando si parla di modalità di pagamento. Anche il tono della voce può influenzare notevolmente il livello di comfort del paziente, in modo che dovrebbe essere preso in considerazione. Ma soprattutto, i coordinatori finanziari hanno bisogno di vedere il loro lavoro come un'incredibile opportunità per aiutare i pazienti a raggiungere i loro obiettivi di salute dentale, piuttosto che un modo per lottare via portafoglio di un paziente.
Al fine di massimizzare il trattamento accettazione, discussioni monetarie tra paziente e coordinatore finanziario dovrebbe avvenire in una sala di consultazione designato che permette di privacy, poche interruzioni, e un ambiente professionale. La maggior parte delle persone hanno un certo livello di ansia che viene fornito con l'essere in una sala d'esame, quindi si consiglia di prendere accordi finanziari con i pazienti in un ambiente non clinico. In questo modo il paziente può essere completamente rilassato e confortevole, mentre si discute un problema delicato come il denaro. Se non si dispone di una sala di consultazione separata, assicurarsi che la discussione avviene in (forse la sala di trattamento) privata e non dimenticare di lasciare spazio nella scheda relativa alla consultazione se si verifica in sala di trattamento o operatoria. ufficio privato dei medici è un'altra opzione da considerare.
Tutta la squadra gioca un ruolo
Anche se il coordinatore finanziario è principalmente responsabile per la modalità di pagamento con i pazienti, tutti in ufficio ha bisogno di essere confortevole citando le tasse e discutere gli orientamenti finanziari. membri dello staff clinici sono spesso domande circa i costi di trattamento. Se reagiscono in modo confuso o sprezzante, può riflettersi negativamente sulla pratica. Suggeriamo che i membri del personale clinico a familiarizzare con le tasse per il 15 più ricercati dopo le procedure. Questo non significa che questi lavoratori devono effettivamente prendere accordi di pagamento. Si può semplicemente citare il costo e quindi introdurre il paziente al coordinatore finanziario per permettere una transizione graduale.
Tutti i membri del personale hanno bisogno di capire linee guida finanziarie del loro pratica per rendere la consistenza che sia espressa in tutta la squadra. Sentendo due punti di vista contrastanti sarà solo confondere il paziente e che può portare a una esperienza negativa complessiva con la vostra pratica. E 'importante assicurarsi che le stesse opzioni di pagamento e le modalità sono presentati nello stesso modo tra tutti i membri del team. E quando il coordinatore finanziario è occupato con un paziente, thereshould essere altri membri dello staff pronto e in grado di rispondere alle domande finanziari.
Il medico ha anche un ruolo chiave nelle discussioni finanziarie. La sua prima responsabilità è lavorare sul guadagnare impegno da parte del paziente al valore del trattamento. Anche se si consiglia il medico citare la gamma tassa o tariffa per ogni trattamento viene diagnosticato, vivamente scoraggiare il dentista prendere accordi di pagamento. Se c'è preoccupazione per il costo delle cure, mettere da parte l'aspetto finanziario per un momento e lavorare su evidenziando i benefici del trattamento.
E 'importante per il coordinatore finanziario di essere presenti durante la discussione di trattamento tra medico e paziente, in modo lui o lei è a conoscenza di tutto ciò che è stato condiviso in questa conversazione. Pertanto, se il paziente porta in primo piano obiezioni o dubbi, il coordinatore finanziario avrà una conoscenza preventiva di loro prima di discutere le modalità di pagamento. In questo modo il coordinatore finanziario per gestire queste obiezioni con più facilità, ed elimina il ", ha detto, lei ha detto" per cui i pazienti non possono rivendicare il medico ha detto loro che potevano pagare per il trattamento ad un certo costo per un certo periodo di tempo.
Assicurandosi il coordinatore finanziario è presente dall'inizio del trattamento raccomandazione del medico può anche aggiungere grande continuità agli occhi del paziente. Si migliora la percezione del paziente del medico e coordinatore finanziario come veri partner e non entità separate. Quando il medico introduce il coordinatore finanziario e spiega la sua presenza, si eleva l'importanza del ruolo di questo dipendente in tutto il processo di pagamento. Questo di solito aiuta i pazienti a fidarsi di qualcuno diverso dal proprio medico con un tema potenzialmente sensibili come il denaro.
Una volta che un impegno a favore del trattamento è stata espressa, il coordinatore finanziario aiuterà il paziente a scegliere una disposizione di pagamento adatto.
monitoraggio del rendimento
una volta che si dispone di un sistema finanziario solido come una roccia in posto, è necessario monitorare le sue prestazioni al fine di assicurare il successo. E 'importante impostare parametri di riferimento ed esaminare le statistiche di pratica per assicurarsi che le linee guida finanziarie funzionino correttamente. Si dovrebbe istituire un sistema di follow-up ben organizzato per monitorare le collezioni, i crediti e rettifiche su crediti per assicurarsi che questi livelli sono in buona salute. Con gli orientamenti finanziari chiari e un sistema di monitoraggio solido in atto, inizierete a notare meno debiti e conti in ritardo.
Il monitoraggio delle prestazioni del vostro studio inizia con la comunicazione personale. Siamo forti credenti in riunioni del personale avendo settimanale, in cui tutti i dipendenti possono rivedere e discutere gli obiettivi della pratica. Una riunione di un mese deve essere rigorosamente dedicata ai numeri. In questo incontro, la squadra può valutare ciò che la pratica ha raccolto nel corso del mese precedente e quanto è stato scritto fuori. Se c'è un problema con uno dei due valori, o se la pratica non ha raggiunto i suoi obiettivi prefissati, il personale ha bisogno di sviluppare un piano d'azione per risolvere il problema. tasso di accettazione trattamento della vostra pratica dovrebbe essere rivisto in riunioni del personale. I dipendenti possono suddividere i pazienti nuovi ed esistenti in gruppi separati quando si analizzano queste statistiche. Una volta che le linee guida di credito solidi sono stabilite e le opzioni di pagamento sono inclusi nel piano finanziario, si dovrebbe iniziare a notare un aumento di accettazione del trattamento.
Non solo è possibile personale incontri aumentano le prestazioni pratica e la produzione, si possono aggiungere al morale della squadra e la soddisfazione generale dei vostri dipendenti. Quando i membri del personale fissare obiettivi per se stessi e prestare attenzione ai numeri, possono realmente misurare i loro progressi e vedere il risultato dei loro sforzi. Se gli obiettivi finanziari sono stati rispettati, di solito significa che i pazienti sono soddisfatti con le opzioni di cura e di pagamento si sta fornendo. Quando i pazienti cercano il consiglio di vostra pratica e poi dire "sì" a raccomandazioni per il trattamento, che può fare una profonda differenza nel modo in cui un medico e il team si sentono circa il lavoro che fanno.
A parte le riunioni del personale settimanali, il medico e coordinatore finanziario dovrebbero incontrare una volta al mese per valutare i crediti. Al fine di migliorare la salute finanziaria della vostra pratica, si consiglia di esaminare tutti i conti che sono novanta giorni o più vecchi, e poi mettendo in evidenza quei pazienti che non hanno pagato nulla negli ultimi 30 giorni. Questi account devono essere affrontati con il più presto possibile, perché più a lungo andare non pagati, più è probabile che vedrete mai quei soldi. Un altro modo per migliorare la salute finanziaria è quello di determinare un importo specifico in dollari, e quindi impostare una linea guida che i costi di trattamento in qualsiasi momento sono sotto di questo importo, il paziente paga per intero al momento del servizio. Questa linea guida può dare la pace della mente nel sapere che accordi finanziari non dovranno essere fatte per il trattamento di sotto di questo livello di costo. Può anche migliorare il flusso di cassa e il tempo libero in modo coordinatore finanziario è in grado di concentrarsi sul rendere modalità di pagamento per il trattamento di livello superiore.
E 'tempo
Ora che abbiamo offerto alcune tecniche utili su come implementare un sistema finanziario di successo, è il momento per voi di applicarle alla vostra pratica. Se si dispone già di un certo numero di queste misure istituite nel vostro ufficio, siete sulla strada giusta. Con gli orientamenti finanziari ben organizzata, un coordinatore efficace finanziario, un team di supporto, e un efficiente sistema di monitoraggio, si noterà un aumento significativo delle prestazioni e la produzione di vostra pratica. Il successo finanziario è solo a pochi passi di distanza!
Debbie Castagna e Virginia Moore sono fondatori di Insight Solution, una società di parlare e di consulenza dedicato alla rivitalizzare lo studio dentistico.
Ristampato con il permesso, Odontoiatria Oggi, (2004: 23 (10):. 142-144