Alcuni studi dentistici faticano a gestire i loro sistemi di fatturazione. Ci possono essere molti motivi il sistema di fatturazione dentale ha sbriciolati, come il fatturato responsabile dell'ufficio dentale, mancanza di formazione con il software di gestione studio dentistico, o anche appropriazione indebita. Non importa quale sia la ragione di un sistema di fatturazione occasionale disorganizzato, i problemi causati sono gli stessi. I pazienti che non capiscono o la fiducia della contabilità. Il personale non può spiegare perché un equilibrio o di credito esiste. esistono soprattutto nella categoria superiore a 90 giorni conti giganti crediti. I problemi finanziari per la pratica. Enormi assicurazione eccezionale consistenze - ancora una volta, nella categoria oltre 90 giorni. Si ottiene l'idea
-.?? Che cosa fate quando siete caduti giù dal carro con la fatturazione
Come si fa a reintrodurre una fatturazione dentale organizzato
sistema
Esatto. Basta tornare sul carro e inviare le sue dichiarazioni. La chiave è quella di aggiungere un messaggio personalizzato dichiarazione di affrontare quei pazienti che riceveranno una dichiarazione e non sono entrati in vostra pratica in diversi mesi o anni. Il tuo messaggio personalizzato dichiarazione può leggere "Per i saldi oltre 90 giorni, contattaci all'indirizzo [email protected] se avete domande conto."
Per gli utenti Dentrix, ecco un kickstart per le dichiarazioni di invio:
si aspettano di ricevere molte, molte telefonate dopo aver inviato le istruzioni per la prima volta in diversi mesi. Mi permetta di stereotipo per un momento, ma molti anziani sono orgogliosi di tenere il passo con le bollette. Questa è una buona cosa! Quando si ricevono telefonate da pazienti sconvolto che hanno ricevuto una lettera che indica il loro saldo del conto è più vecchio di 90 giorni, possono sentirsi offeso e venire attraverso come arrabbiato al telefono. Il semplice fatto che si preoccupano abbastanza di pagare le bollette e hanno trovato il tempo di effettuare una chiamata è una situazione meravigliosa.
La mia linea di lancio per i pazienti quando ho restituire le chiamate per quanto riguarda le dichiarazioni è: "Ciao questo è Jill e sto tornando la chiamata -.? da quando eri così gentile da chiamare quando avete ricevuto una dichiarazione come posso aiutarla" Questo dà il tono per la conversazione. Anche se il paziente destinato ad essere furioso e dirvi quanto terribile si è - è difficile gridare a qualcuno che ha appena detto che eri gentile! Di solito, il paziente è agitato per un tono più gentile da questa intro e poi si spiegherà che hanno ricevuto un disegno di legge che non si aspettavano e vogliono sapere che cosa questo disegno di legge è da?
Prima che io chiamo un paziente , ho passato un paio di minuti per loro conto per chiarire dove sono venuti equilibrio. Sono un grande fan di creare una 'ripartizione finanziaria' che riflette la tassa totale, meno il pagamento di assicurazione. meno il trattenere assicurazione (per gli abbonati PPO), meno il pagamento del paziente. Mettendo questa ripartizione in Excel, i pazienti possono facilmente vedere i dettagli finanziari di ogni appuntamento. Questo rende più facile per voi per vedere dove l'equilibrio è venuto da pure. Se il paziente continua a essere sconvolto, ora è necessario essere pronti a gestire il paziente sconvolto
A volte si scopre che il paziente effettivamente pagato. - e possono produrre un assegno incassato. Quindi, si applicherà un pagamento paziente al conto per impostare di nuovo a zero. Altre volte si può scoprire che il trattenere l'assicurazione non è stata applicata - e ancora una volta, si applicheranno la corretta regolazione per l'account e azzerare il saldo. In alcune situazioni, si può essere in grado di determinare rapidamente che $ 197 del bilancio $ 202 è effettivamente dovuto - e nell'interesse di risparmio di tempo, è possibile inviare il paziente tuo ripartizione finanziaria in cui si può giustificare il disegno di legge 197 $. Parlando con il paziente, il suo okay per venire a un accordo in cui il paziente ti pagherà i $ 197 e lo sconto la differenza $ 5. Anche in questo caso un saldo pari a zero è oro
maggior parte dei dentisti applicare una tassa appuntamento mancato -. E molti pazienti finiscono con un equilibrio da solo questa tassa. Spesso, questi pazienti problematici non ritornano alla pratica - e non pagano la tassa appuntamento mancato. Così, si può finire con un grande volume di pazienti che si stanno spendendo $ 0.75 /e-dichiarazione di inviare una fattura per un 50 $ mancato pagamento nomina e non sono stati in pratica per anni! Questo sta gettando soldi dopo male. La maggior parte dei dentisti non sono interessati a guadagnare denaro la loro quota di appuntamento mancato - vogliono semplicemente di disciplinare al paziente di mantenere il suo /suoi appuntamenti. Spesso, il modo in cui si scopre questi pazienti è che riceverete sue dichiarazioni indietro nella posta contrassegnata Undeliverable a causa di alcun indirizzo di inoltro.
Parlate con il vostro dentista per impostare una politica su come gestire questi pazienti. Se si lavora con Dentrix, si potrebbe facilmente impostata su un tipo di fatturazione separata - questo mantiene l'equilibrio nel caso in cui mai vogliono tornare, ma non distruggere il tuo A /R (purché si esclude questo tipo di fatturazione nella vostra ricerca ). Ovviamente, se non si dispone di un buon indirizzo, interrompere l'invio di dichiarazioni a quel paziente! Se si finisce in una conversazione con un paziente che deve tale importo - il vostro obiettivo è quello di comunicare il problema questo crea per la pratica e si può consentire al paziente di non pagare questa volta, ma chiarire le linee guida per il futuro
<. h2> Andando avanti
quanto allettante come può essere quella di passare ore e ore ripulire vecchi conti per assicurarsi che tutto è esattamente a destra, il modo migliore per recuperare il vostro sistema di fatturazione dentale è quello di stabilire linee guida per collezioni in movimento in avanti. Determinare che manderai dichiarazioni mensili da ora in poi. . Impostare un sistema di raccolta regolare di telefonate e lettere progressivamente più gravi che si inviare ai pazienti che ignorano le sue dichiarazioni
Parlate con il vostro team di reception - chiedere loro di dire ai pazienti come verificare che cosa loro intero equilibrio è. Non solo il loro saldo corrente dalla nomina di oggi. Alcuni pazienti semplicemente pagare il conto e da fare. Altri potrebbero voler rivedere il conto in modo più dettagliato. Addestrare il vostro centralinista su come gestire questi pazienti. Se sei disponibile a parlare con i pazienti in loco, grande. Se non è possibile, allora la receptionist dovrebbe aggiungere il nome del paziente ed i contatti per una lista di pazienti che vorrebbero rivedere il loro conto. Avere la receptionist far loro sapere ci sarà un'attesa, ma di non preoccuparsi, perché ci sarà risolvere il loro conto. Quindi, il vostro compito è quello di lavorare semplicemente il vostro senso giù la lista.
La gestione di un sistema di fatturazione dentale è solo un modo per eseguire uno studio dentistico di successo. Se siete interessati a nuove idee su esecuzione di un studio dentistico, si prega di iscriversi al mio blog settimanale. Una delle maggiori sfide per la gestione di uno studio dentistico è l'assicurazione dentale di gestione. Con l'assicurazione dentale gestito, allora il marketing dentale per i nuovi pazienti diventa un obiettivo primario. Nella giornata di oggi di recensioni online, la gestione dei reclami e dei pazienti è essenziale. Come la pratica cresce, l'assunzione di personale dentale diventa più importante. Con 16+ anni di esperienza di gestione studio dentistico, sono aperto alle vostre domande per aiutare si esegue uno studio dentistico di successo.
Sentitevi liberi di scrivermi.