Mentre si può sostenere che le statistiche possono essere utilizzati in nessun modo per adattarsi a qualsiasi scenario, quando si tratta della salute finanziaria e la redditività del vostro studio dentistico, i numeri in realtà non mentono. Un dentista sotto l'impressione che la sua pratica è forte perché c'è un elevato volume di flusso di pazienti potrebbe essere sorpreso alla vera salute e ulteriore potenziale di crescita della loro attività quando viene valutata utilizzando una serie di indicatori di prestazioni chiave (KPI). responsabili di uffici (OMS) dovrebbero misurare KPI che sono particolarmente forti indicatori di come in modo efficace, efficiente e redditizio la pratica è in funzione. La mancata misurare e analizzare KPI mina in maniera significativa il potenziale del vostro per la massimizzazione della redditività a lungo termine.
Quali prestazioni responsabili di indicatori di ufficio devono misurare e perché chiave
Ci sono 15-20 KPI all'interno della vostra pratica che offrire un quadro di come la vostra pratica sta eseguendo. E 'importante che il medico potenziare pienamente il responsabile dell'ufficio con la responsabilità di tracciare questi numeri di pratica. I vantaggi OM di questa situazione perché lui o lei in grado di fornire un contributo più prezioso per il successo complessivo della pratica. Attraverso il monitoraggio di tali indicatori KPI importanti, OM ha le informazioni necessarie per mantenere le prestazioni pratica sul bersaglio. Tre specifico, critica KPI per essere rintracciati e analizzati dal OM sono:
* La produzione media per paziente
* Collezioni
* Conti
credito
Queste tre KPI correlate sono facilmente monitorati, ancora più critico per il responsabile dell'ufficio perché rappresentano le misure più importanti nella vostra pratica. Monitoraggio produzione media per paziente richiede che documenta tutta la produzione eseguita su pazienti ogni giorno e calcolando una produzione media per visita del paziente. Le misure raccolte KPI la capacità della pratica da pagare per questa produzione analizzando il rapporto raccolta. Vi consiglio un tasso di raccolta del 98,5 per cento per qualsiasi pratica di successo e questo è l'obiettivo della OM dovrebbe tendere. Il KPI per i conti la produzione di crediti tracce che è andato non raccolti, che non solo gli impatti il rapporto di raccolta e le entrate, ma alla fine, colpisce la redditività complessiva della vostra pratica. Come si può vedere, si tratta di tre numeri molto importanti e interdipendenti che il direttore dell'ufficio deve Track
KPI # 1:. La produzione media per paziente
Una pratica occupato non è necessariamente una pratica redditizia. Un dentista che viene in pratica ogni giorno e vede una gamma completa di pazienti da aprire per chiudere può sentire successo perché la pratica non è in grado di gestire qualsiasi numero maggiore di pazienti. Ma se il responsabile dell'ufficio non tiene produzione media per paziente, è difficile per il dentista per sapere se la pratica è così redditizio come potrebbe e dovrebbe essere.
Una pratica è più efficace quando si sta producendo il massimo odontoiatria è possibile per ogni singolo paziente. Una pratica che vede 30 pazienti al giorno e in media solo $ 150 di produzione per paziente ($ 4.500) non è così redditizio come una pratica che vede 20 pazienti al giorno, ma in media 350 $ della produzione per paziente ($ 7,000). Consideriamo per un momento che una differenza quotidiano come questo ($ 2.500) può significare un ulteriore $ 500.000 all'anno per i pazienti di programmazione pratica quattro giorni alla settimana. La differenza drammatica dei ricavi e dei profitti è dovuto al fatto che la pratica "lenta" ha il tempo per presentare, vendere e fornire cure dentistiche più completa. La pratica "lenta" Consente inoltre di funzionare in modo più efficiente con meno stress perché l'OM ha più tempo per concentrarsi sui compiti più importanti nella pratica. Qui ci sono tre passi OM possono implementare per aumentare la produzione media per paziente.
1. Eseguire un esame completo della salute orale su ogni paziente, compresi sondaggio parodontale, biopsie pennello cancro orale, valutazioni di odontoiatria estetica e potenzialmente idonee procedure elettive. Questo aiuterà i dentisti identificare più dell'odontoiatria che potrebbero beneficiare i pazienti.
2. Sviluppare script efficaci per caso di presentazione per il dentista, coordinatore trattamento e Office Manager. Questi script si concentrerà l'attenzione sul paziente i benefici del trattamento.
3. Offrire ai pazienti la possibilità di avere più procedure di fatto in un unico appuntamento (se possibile). I pazienti generalmente come avere il più odontoiatria eseguite in una sola visita possibile, perché è più conveniente
KPI # 2:. Collezioni
Si può essere sorpresi per l'elevato numero di dentisti che vengo a contatto con che hanno un rapporto di collezione che è al di sotto del tasso di raccolta del 98,5 per cento raccomandato - molto al di sotto, in alcuni casi. Perché questo KPI così importante per la salute finanziaria della vostra pratica? Quando si pianifica un paziente per il trattamento, di bloccare un certo lasso di tempo, che si tratti di 30, 60 o 90 minuti, per quel paziente. Al momento del servizio, la pratica sostiene tutti i costi di manodopera e di struttura connessi con la consegna di trattamento. Quando le tasse per la procedura eseguita vanno non raccolti, si perde il reddito per tale procedura, i costi di fornitura del servizio, più il reddito si potrebbe avere fatto fornendo servizi odontoiatrici ad un paziente di pagare.
In sostanza, la perdita di entrate da dell'odontoiatria che va non riscossi è molto più dannoso per la pratica che semplicemente qualunque sia l'importo della tassa perduta era. Quando un paziente non paga tutto o in parte di un canone per l'odontoiatria eseguito, ci sono gli sforzi di raccolta necessari, che limita la pratica redditività. ricerca cliente Levin Group mostra che il costo medio di invio di un disegno di legge per un paziente è US $ 4.50 quando si combinano i costi di tempo del personale, mailing e fornitura. Se un paziente diventa significativamente delinquente sul suo account per un periodo di 90 giorni e la vostra pratica invia bollette mensili, cioè un ulteriore US $ 13.50 costo per paziente solo nella fatturazione, non prendendo in considerazione l'alto costo di scrivere lettere e amministrativo a squadre. Queste spese vengono aggiunti alla perdita originale nella fornitura di odontoiatria.
problemi collezione può essere particolarmente frustrante per il responsabile dell'ufficio, come gli sforzi di raccolta aggiunti anche prendere il suo tempo lontano da altre attività più produttive d'ufficio che hanno bisogno essere completato. Tre passi OM e team odontoiatrico possono adottare per aumentare il rapporto di raccolta del vostro studio:
1. Rendere le informazioni disponibili nella vostra pratica che educare i pazienti sulla previdenza in grado di fornire per particolari trattamenti, e formare il personale per essere informati in questi benefici per cui i pazienti hanno un quadro chiaro di quale parte di una tassa è coperto da assicurazione e cosa non lo è .
2. Assicurarsi che i pazienti sono consapevoli delle tasse che saranno responsabili della prima di eseguire un trattamento. Questo risolve eventuali malintesi più tardi e permette un piano di pagamenti da elaborare, se necessario.
3. Offerta di terze parti finanziamento paziente attraverso un azienda-finanziamenti esterni che spesso possono pre-approvare i pazienti per il finanziamento prima del trattamento inizia anche. Questo permette la pratica da rimborsare immediatamente per l'odontoiatria eseguita
KPI # 3:. Conti
Crediti
Si raccomanda che il 95 per cento dei pazienti pagare tutte le tasse per la pratica entro 60 giorni. Consigliamo questo perché la nostra ricerca ha dimostrato che si ha solo circa il 20 per cento di possibilità di raccogliere i conti una volta che vai scaduti da oltre 90 giorni. Inoltre, un buon obiettivo è quello di avere il 70 per cento dei vostri crediti paziente sia pari o inferiore a 30 giorni. Purtroppo, un elevato numero di studi dentistici che ho affrontato hanno più del numero raccomandato cinque per cento dei crediti di pazienti che sono più di 90 giorni di ritardo. Questi crediti impatto significativo la capacità della pratica per raggiungere la redditività. Al fine di mantenere la salute finanziaria pratica, Levin Metodo Gruppo prescrive crediti non superiore a un mese di produzione media.
Se la vostra pratica è affetto da esorbitanti o fuori di conti di controllo crediti, ci sono tre passi vi consiglio la vostra responsabile dell'ufficio può implementare che sarà alleviare questo problema:
1. Un sistema che i pazienti potranno apprezzare e approfittare di è una cortesia cinque per cento sulle tariffe di trattamento completo quando si pagano in piena fronte, almeno 48 ore prima del momento del trattamento. Ciò consente di risparmiare il denaro paziente sul pagamento (che, a seconda della procedura, può essere una quantità significativa), risparmiando denaro per la pratica perché entrate già raccolto e si risparmiano necessaria per la fatturazione.
2 . Consentendo ai pazienti di utilizzare carte di credito per il pagamento è quasi un must nelle pratiche oggi. Pochissimi pazienti hanno la possibilità di pagare di tasca per procedure dentali significativi, ma le carte di credito consentono loro di pagare per intero fronte su, o, possono anche pre-autorizzare i pagamenti automatici che vengono addebitati in una certa data ogni ciclo di fatturazione. Ancora una volta, questo provoca overhead minimo per la pratica al fine di raccogliere su questo odontoiatria ed effettua il pagamento per l'odontoiatria più comodo per i pazienti.
3. Alcuni pazienti che non possono pagare in anticipo per intero sono disposti a pagare la metà della quota di trattamento quando si è concordato e l'altra metà prima del trattamento è stata completata. La seconda metà del trattamento viene raccolto all'inizio della nomina trattamento finale del paziente, significa che non c'è sovraccarico necessario per la fatturazione o collezioni.
Sommario
misura e analizza costantemente tutti i Key Performance Gli indicatori è l'unico modo per capire con precisione come la pratica si è esibito in passato e prevedere quello che farà in futuro. E 'anche il modo migliore per mantenere il vostro Office Manager coinvolti in uno dei più importanti sistemi di gestione della pratica. Monitoraggio KPI consente al gestore di Office per essere un contributo fondamentale per il successo della vostra pratica.
Roger P. Levin, DDS è fondatore e CEO di Levin Group, uno dei principali gestione pratica dentale società di consulenza. Fin dall'inizio della società nel 1985, il dottor Levin ha lavorato per portare il mondo delle imprese a odontoiatria.