Anche se questi dati non sono specifici per l'odontoiatria, riteniamo che l'incidenza delle frodi dentale è superiore a quello delle piccole imprese a causa della natura di odontoiatria rispetto ad altre imprese "piccole". Le piccole imprese in genere hanno forti controlli interni in atto e si separano funzioni di lavoro in un modo che studi dentistici non può. Ad esempio, la maggior parte delle aziende hanno di solito due persone coinvolte in ogni transazione in contanti. Il significato della separazione delle funzioni è che al fine di rubare, due dipendenti devono colludere.
Contrasto questo per uno studio dentistico, dove spesso una o due persone sono in esecuzione l'amministrazione.
Il furto è un vero e probabilmente problema per studi dentistici
professionisti
di assistenza sanitaria sono per natura confidando anime. Una caratteristica distintiva di un professionista è che lui o lei pone l'interesse dei loro pazienti sopra loro. Purtroppo, molti dentisti sono in grado di distinguere tra l'ambiente clinico, dove si prevede la purezza delle motivazioni, e gli elementi non-clinici della loro pratica, dove forse le persone interagiscono in maniera base più. Di conseguenza, molti dentisti non hanno lo scetticismo necessario per riconoscere la loro vulnerabilità alla frode.
Mentre gran parte della letteratura sulla frode Dental offre luoghi comuni come, "essere più coinvolti negli aspetti di business della vostra pratica," ci rendiamo conto che tale consulenza è sia impraticabile e inutile.
il nostro intento in questo articolo è quello di fornire suggerimenti che ogni dentista può implementare senza tagliare le sue ore clinici a metà controllare ogni transazione finanziaria.
Perché i dipendenti di fiducia rubare?
la tentazione di rubare è guidato dall'avidità, desidera vendetta contro il datore di lavoro, essendo pagato meno il dipendente si sente o lei vale la pena o solo eccitazione pura. Il bisogno di denaro è la motivazione dominante e può essere azionata da debiti ingestibili, il desiderio di vivere oltre la propria dipendenza dal mezzo, il gioco d'azzardo, alcol o droghe.
La decisione di rubare si verifica quando il dipendente di fiducia ha un cambiamento di etica. La ricerca ha ripetutamente dimostrato che gravi pressioni finanziarie costringerà la gente normalmente oneste a riconsiderare i loro valori. Di fronte a perdere la loro casa, molti dipendenti altrimenti onesti cominciano a rivedere i punti deboli della sua amministrazione e valutare la probabilità di successo. A meno che non credono che la scoperta è probabile, il truffatore motivato prenderà il rischio e rubare.
Pericolo firma
Anche se è difficile definire il "truffatore tipico," la maggior parte delle persone che rubano visualizzeranno Segnali di avvertimento. Alcuni esempi sono:
Un aumento della frequenza dei reclami dei pazienti circa errori di fatturazione. Normalmente, la maggior parte degli errori deve essere fatta per l'assicurazione del paziente e non dal dentista.
Un dipendente che vive chiaramente oltre i loro mezzi. La nostra esperienza è stata che questo diventerà evidente al personale prima che fa per voi.
L'agente che si rifiuta di vacanza. Il ladro ha bisogno di essere in ufficio per monitorare le transazioni e di fornire spiegazioni per attività sospette. La frode è spesso scoperto quando il furto persona è assente e altro personale fill-in.
Attenzione per i dipendenti che costantemente rimangono dietro a "finire". I truffatori hanno bisogno di trascorrere del tempo "solo" per tenere traccia delle transazioni e falsificare le voci di fatturazione e contabilità . Se un dipendente viene regolarmente facendo gli straordinari senza un motivo sufficiente, si dovrebbe indagare. Ironia della sorte, mentre si pensa che questo dipendente è dedicato, lui o lei è davvero rubare il vostro denaro.
comportamento irregolare o di disturbo in ufficio. Per varie ragioni, i dipendenti possono vedere questo, ma non riferire a voi. Altri comportamenti da cercare sono preoccupazioni, ritiro o mostra inappropriate di rabbia o frustrazione. cambiamenti di umore estremi sono comuni quando il senso di colpa e lo stress sono presenti
Questi sintomi non significano necessariamente che il membro del personale è rubare dalla vostra pratica.; ma dovrebbero avvisare l'utente della possibilità.
Come lo fanno?
La maggior parte furto consiste nel prelievo di denaro contante e quindi alterare o distruggere i record di nasconderlo. Alcuni dei metodi più comuni utilizzati sono:
Pagamenti retrodatazione di cassa per far sembrare che il paziente ha già pagato per il trattamento,
non riuscendo a inserire gli appuntamenti non programmate in fogli al giorno e intascando il denaro,
applicazione di un'impresa di assicurazione o di credito pagamento con carta da un paziente sul conto di un altro che pagato in contanti,
intascando denaro per il pagamento e quindi l'azzeramento del credito in modo che il paziente non appare delinquente,
la cancellazione dei movimenti contabili e di nomina per rimuovere la prova del paziente visitare.
Una volta che il truffatore ruba senza rilevamento, la truffa tende ad essere ripetuto con quantità crescenti. Questo inizia un ciclo di furto che può durare mesi o anni, lasciando una grande perdita finanziaria e la sensazione dentista violata.
Dodici passi positivi si può prendere
hanno dimostrato misure preventive per essere il più efficace e meno costoso per affrontare eventuali frodi. I seguenti passaggi contribuirà a ridurre la probabilità di frode, e in caso di frode, possono ridurre la gravità. La funzione di questi passi è quello di aumentare il controllo amministrativo e per ridurre la possibilità che il personale sentono di poter rubare inosservati.
Avere tutti gli estratti conto e comunicazioni inviate direttamente al tuo indirizzo di casa. Richiedere che tutti i controlli annullati essere restituiti. Personalmente esaminare i controlli e le convalide annullati e indagare l'insolito. Rifiutarsi di firmare assegni in bianco o consentire l'uso di timbri firma sui controlli.
Implementare un sistema informatico. Virtualmente qualsiasi sistema informatico, correttamente attuato, renderà la frode meno probabile.
Assicurarsi che nessuno possa essere immesso sul libro paga senza il tuo esplicito approvazione. I truffatori possono creare fittizie (part-time o occasionali) dipendenti e mantenere le buste paga.
Utilizzare i controlli pre-numerati, fatture e ricevute in modo da avere una corretta sequenza numerica a revisione contabile. Se si utilizza un computer per generare questi elementi, verificare con il fornitore di software per garantire che le restrizioni e le funzioni di controllo sono in atto.
costringere la gente a prendere ferie annuali. Il ladro ha bisogno di stare vicino all'azione e resisterà prendendo tempo libero.
attuare le funzioni di sicurezza del Interacmachine. Il personale non dovrebbe essere in grado di rimborsare i soldi per una carta di credito o di debito senza autorizzazione supervisore. Stampare le transazioni macchina Interac ogni giorno e personalmente rivedere. Il rimborso soldi usando la macchina Interac è semplice e veloce. In molte pratiche, la macchina Interac siede al banco della reception dove i visitatori possono rimborsare i soldi sul loro conto nel tempo che ci vuole personale per andare alla toilette.
Configurare il software di avere "supervisore" e l'accesso "il livello limitato". gli utenti ad accesso limitato non possono cancellare o eliminare le transazioni senza autorizzazione. Il personale della reception non avrebbe mai dovuto accesso a livello di supervisore - il personale non dovrebbero essere in grado di cancellare o scrivere i conti, eliminare le fatture o eliminare gli appuntamenti senza la vostra approvazione. Chiedi al tuo fornitore per attivare le funzioni di sicurezza nel software. Personalmente rivedere il registro di controllo quotidiano per identificare gli utenti che hanno fatto aggiustamenti.
Implementare i codici di accesso di allarme separati per ogni membro del personale che accede vostro edificio. Frode richiede spesso dopo l'accesso ore così si dovrebbe sapere che è in arrivo dopo le ore.
Creare password del computer separati per ogni dipendente. Questo aiuterà a identificare chi è entrato operazioni sospette. Contattare il fornitore per determinare se si può avere "ora del giorno" account di accesso per i vostri sistemi. Si consiglia di limitare l'accesso del personale a 30 minuti prima e 30 minuti dopo il normale orario di ufficio in programma.
Quando si assumere personale, condurre un approfondito, scettico, controllo dei precedenti, anche per i dipendenti che non saranno coinvolti nella gestione di denaro. Indagare le lacune evidenti nella storia del lavoro, come le persone disoneste possono essere selettivi nel presentare la loro esperienza. Chiedi ogni ex datore di lavoro per il nome del datore di lavoro precedente e la successiva e le date di occupazione e conciliare questo contro il curriculum. Controllare i riferimenti "secondari" in contrapposizione a quelli elencati sul rsum. Una condizione di assunzione dovrebbe essere quello di fare una verifica del credito personale. Chiedi la tua banca per aiutarvi con questa materia. Cercare una storia di debito non pagato e precedenti sentenze civili.
Assicurarsi che la polizza di assicurazione copre il crimine al di fuori, furto dei dipendenti e la frode informatica. Essa non si fermerà il furto, ma aiuterà se le tue misure preventive non funzionano.
Ogni mese, personalmente esaminare il rapporto storico delle transazioni computer. Questo rapporto mostra la quantità conteggio e dollaro di ogni transazione per il mese. Esso comprende i totali delle transazioni per carte di credito, contanti, assegni di pazienti, i controlli di assicurazione, write-off, sconti, aggiustamenti, inversioni a pagamento, controlli NSF e deposito diretto. Ogni pratica avrà diverse tendenze di transazione, ma, in generale, le tendenze stabilite in uno di prove libere di frode deve essere coerente.
Che cosa succede se si sospetta frode?
Se si sospetta frode, non affrontare il dipendente, non chiamare la polizia e non intraprendere alcuna azione nei confronti del lavoratore senza il consiglio di un professionista. Seguire questi tre passaggi:
(i) cercare una consulenza professionale:
Quando si sospetta frode contattare immediatamente uno specialista di frode dentale che coinvolgerà il vostro avvocato e commercialista
(ii) Bloccare:.
attuare immediatamente le misure appropriate raccomandati in questo articolo. Se si dispone di personale sufficiente, cambiare le loro funzioni di lavoro in modo che il denaro è gestito da una persona diversa. Se la frode è in corso e di implementare questi passaggi, ha continuato a rubare sarà difficile
(iii) Raccogliere prove:.
Quando si è stabilito che la frode si è verificato, chiedere il vostro consulente quando a coinvolgere la polizia e come terminare la truffatore. Non appena si termina il dipendente cambiare tutte le serrature costruzione, codici di allarme e le password del computer.
Se si utilizza un sistema di computer, chiamare un tecnico qualificato e li hanno fanno una copia del disco rigido e rimuovere il disco rigido originale servizio. Se si deve fare una verifica legale del vostro computer, questo conserverà i file temporanei che possono essere utili durante il controllo. Se si lascia il disco rigido originale in servizio, si rischia di sovrascrivere i file e, forse, di perdere le informazioni necessarie, o avere il dipendente sabotare il computer per distruggere le prove.
Una volta che la frode è stato stabilito il vostro consulente dovrebbe portare e coordinare l'indagine .
recupero
Per recuperare le perdite, avrete bisogno di una strategia di azione penale e di recupero. Il vostro avvocato può consigliare se un procedimento penale o civile sarà il percorso preferito. Nel tentativo di trarre vantaggio dalla tua vena di decenza umana, alcuni responsabili offriranno a restituire in cambio di un accordo di non cercare mezzi di ricorso. Anche se si può sentire la tentazione di accettare, si deve prendere questa linea di condotta solo sulla base di un parere legale.
Considerazioni finali
vulnerabilità alla frode è chiaramente un problema per studi dentistici. Abbiamo il sospetto che praticamente ogni lettore di questo articolo saprà un dentista che è stato vittima. Questa è la punta di un iceberg, perché ci sono molte frodi che vanno rilevati e molti altri che, per vari motivi, non sono resi pubblici. La buona notizia è che praticamente ogni dentista può ridurre la sua vulnerabilità prendendo alcuni passaggi fondamentali.
David Harris, BComm, MBA, CMA, FICB, CD, CSC, TEP e William Hiltz, BSc, MBA, CET sono consulenti senior con Harris Beattie MacLennan & amp; Company, una società di consulenza odontoiatrica Halifax-based, che sono stati, purtroppo, consultato su molti casi di frode studio dentistico.