Per fortuna, ci sono solo due cose che possono andare male con i dati memorizzati nei sistemi informatici: o 1) qualcosa di spiacevole accade e la gente di destra non può accedere in modo corretto, o 2) qualcosa di ancora più spiacevole accade e la persone sbagliate possono accedervi. Purtroppo la maggior parte degli studi dentistici non stanno facendo abbastanza per prevenire una di queste eventualità.
Backup, il backup, il backup
La cosa più importante che si può fare per garantire che i record elettronici non sono Lost è di farne un backup. Alcuni uffici impiegano più processi di backup per garantire che se uno non riesce hanno una copia di backup (per il backup). Non c'è niente di sbagliato con un adeguato livello di paranoia quando si tratta di protezione dei dati. Uno scenario di backup completa deve soddisfare quattro requisiti:
1) frequenza adeguata: un backup di routine o programmato deve avvenire almeno ogni giorno (o notte), e va applicata non prima di sovrascrittura settimanale. Alcuni uffici eseguire una metà di backup durante il giorno pure. Inoltre, è importante mantenere i backup che rappresentano i dati risalenti diversi giorni, e non solo il giorno /notte prima. Spesso è importante essere in grado di ripristinare i dati che è più vecchio rispetto al giorno precedente. Idealmente, backup settimanali o mensili sono conservati per periodi più lunghi
2) un'adeguata separazione fisica:. I dati di backup devono essere conservati in una posizione che rischia di non essere influenzato da alcun disastro che si verifica al ubicazione troverete i dati di produzione. Eventi come incendi, inondazioni e furti che potrebbero avere un impatto l'ufficio non dovrebbe avere un impatto anche i dati di backup
3) appropriato Fonte dati:. Tutti i dati importanti deve essere parte del set di backup. Alcuni programmi di backup non sono in grado di file di backup che sono in uso, e se le applicazioni sono lasciati aperti alla fine della giornata può essere impossibile per il backup dei dati contenuti al loro interno. Assicurarsi che il backup include i dati necessari
4) registrazione adeguata e ripristino Controllo:. E 'molto comune per gli utenti di scoprire che, anche se hanno pensato che la loro dati sono stati sottoposti a backup, in realtà non lo era. guasti hardware, modifiche alla configurazione e software, ed i problemi dei media sono motivi comuni che i sistemi di backup smettere di funzionare.
Diamo un'occhiata ad alcuni dispositivi di backup comuni
nastro di backup-DAT e Travan nastri sono le più comuni supporti di backup utilizzate in studi dentistici di oggi. Le unità DAT sono molto più costosi, ma sono più affidabili e durano più a lungo in modo significativo. I media DAT attuale è al contrario meno costoso del supporto Travan. La difficoltà con questo tipo di backup è che i nastri e le unità si usurano, e sono relativamente lenti a backup. Tuttavia, ci sono tre ragioni importanti che i nastri sono utilizzati più comunemente: Possono contenere una grande quantità di dati, che possono essere ruotati tutti i giorni, ed i nastri sono relativamente affidabile
CD /DVD scrittori-CD e DVD sono. prontamente disponibile, poco costoso, facile da usare e utile per una varietà di ragioni. Molti uffici utilizzano con successo riscrivibili CD (CDRW) per eseguire backup giornalieri. Utilizzando un CDR scrittura di una volta di fare un backup mensile o settimanale in più che viene mantenuta a tempo indeterminato è una grande idea. Purtroppo, questi dispositivi non tengono molto molti dati, e non possono essere utilizzati in situazioni in cui nulla, ma i dati di base deve essere memorizzato.
Varie supporto magnetico-Zip, jazz, e persino floppy disk può essere utilizzato per memorizzare molto piccole quantità di dati. Anche se sono molto più lento rispetto ai dispositivi CDRW correnti, sono generalmente molto affidabile e facile da usare. I vantaggi e le limitazioni dei supporti CD si applicano a questi prodotti, con l'eccezione che i dati magnetici sbiadiscono più veloce con il tempo.
hard disk-esterne rimovibili unità USB, o dischi rigidi IDE o SCSI removibili forniscono un metodo molto veloce di sostegno grandi quantità di dati. Purtroppo un disco rigido è una delle cose più probabilità di fallire in un sistema informatico e unità rimovibili sono quindi considerati meno affidabili di nastri. Un ulteriore problema è che la maggior parte degli uffici che utilizzano questo approccio hanno un unico disco rimovibile che viene utilizzato ogni volta, e sono quindi senza un backup giornaliero sequenziale con la possibilità di ripristinare i dati più vecchi.
pratiche di replica-Large a volte hanno i server di backup che sono disponibili nel caso in cui succede qualcosa al server principale. E 'anche pratica comune per un server dentale per essere costruito con meccanismi di hardware o software per replicare i dati da un disco rigido ad un altro su una base continua. Questi sistemi possono spesso salvare una pratica la frustrazione di essere offline, ma se i record vengono eliminati, vengono eliminati dalla replica allo stesso tempo. I processi di replica non sono quindi un sostituto per un backup giornaliero su un altro supporto.
computer a computer-Memorizzazione di una copia dei dati dal server su un'altra stazione di lavoro in ufficio è un ottimo modo per garantire che i dati saranno rapidamente disponibili in caso di guasto del server. Semplicemente cambiando alcune voci del percorso possono permettere l'ufficio di continuare a lavorare con i dati su un'altra macchina. I due problemi principali con questo tipo di backup sono che i dati rimangono in ufficio, e si siede su dispositivi che sono più probabilità di essere danneggiato o rubato, come i dati principali, e non ci può essere un modo per recuperare i dati meno recenti. Una sequenza di rotazione di backup su diversi computer in ufficio in grado di risolvere parte del problema.
fuori sede di backup dei dati trasferiti attraverso le linee telefoniche o di una connessione a Internet ad un impianto di backup remoto è spesso chiamato 'backup fuori sede'. Naturalmente, tutti i backup devono essere spostati 'fuori sede', ma utilizzando una connessione dati per spostare lì in fretta è un'ottima idea. Piccole quantità di dati, come i dati di pratica del software di gestione possono essere facilmente memorizzati in questo modo. Se si memorizzano una quantità significativa di informazioni in un impianto di backup fuori sede, ricordare anche che potrebbe essere necessario per ottenere che i dati di nuovo ad un certo punto. Alcune strutture possono corriere i dati in vari formati, o anche restituire un computer con le applicazioni necessarie pronti a correre con i tuoi dati.
Assicurarsi che i backup ei registri di backup vengono controllati regolarmente. Si tratta di una particolarmente buona idea includere un file di prova nel processo di backup, che è possibile cancellare di tanto in tanto e quindi recuperare dal set di backup.
Formazione
errore utente è la causa più comune di dati perdita in qualsiasi sistema. Tutto il personale hanno bisogno di formazione sul software di gestione pratica, il software di imaging, e sul corretto uso e la funzione del sistema informatico. Gli errori accadono, ma quelli catastrofici sono meno comuni negli uffici che mettono una priorità sulla comprensione e uso corretto dei computer e software. Assicurarsi che tutti capiscano quello che è considerato "pratiche sicuri" per quanto riguarda l'utilizzo di Internet, e-mail, e la protezione anti-virus.
I firewall
La maggior parte studi dentistici hanno una connessione a Internet di alcuni genere. Questo collegamento può potenzialmente consentire a un 'hacker' per accedere in ufficio e dei suoi dati da Internet. A 'firewall' è un meccanismo hardware o software che impedisce le connessioni indesiderate. Di solito è più sicuro utilizzare un dispositivo hardware dal momento che è meno probabilità di essere spento o disabilitato. I firewall hardware sono disponibili a partire da meno di $ 100.
Protezione anti-virus
I virus informatici sono stati una volta un modo comune per i sistemi di perdere definitivamente i dati. Oggi, perché la maggior parte dei virus sono scritti per eseguire le funzioni che sono un po 'più' creativa 'di dati semplicemente cancellando, e perché i programmi di rimozione dei virus e le tecniche sono migliori, è raro che i dati vengano effettivamente perso a causa di un'infezione da virus. E 'molto più probabile che un virus si traduce in' solo 'i tempi di inattività e un costoso impegno rimozione dei virus. Uno scenario che è più comune oggi è quella di una infezione da virus con conseguente accesso ai propri dati da parte di altri soggetti. Alcuni virus consentono agli utenti esterni di connettersi al vostro sistema, e alcuni trasmessi i documenti o messaggi di posta elettronica precedenti a terzi. Chiaramente, uno scenario è disastroso per uno studio dentistico.
E 'fondamentale che il software aggiornato antivirus sia in esecuzione su tutti i computer, aree di sistema di hard disk non sono condivise, allegati e-mail pericolose non vengono mai aperte, ecc
sicurezza fisica
Comunemente, i computer in studi dentistici sono posizionate in aree che sono accessibili ai pazienti. Screen-saver sono disponibili che 'bloccare' un sistema a meno che la password corretta viene immessa. Utilizzare questi su macchine che potrebbero essere accessibili da parte dei pazienti incustoditi nelle sale operatorie o corridoi. Assicurarsi che tutti i computer disponibili a titolo di cortesia per i pazienti nella zona della reception non ha alcun collegamento fisico con il resto dell'ufficio. Se si utilizza un hub senza fili di qualsiasi tipo, in modo che le caratteristiche di sicurezza sono attivate per impedire l'accesso da parte degli utenti indesiderati. Ancora più importante, assicurarsi che il personale conosce per fermare qualsiasi persona che non sia il personale di accedere ai computer.
Prima o poi, un incidente si verificherà nella vostra pratica che si traduce nella necessità per voi di pensare a lungo e duramente per la sicurezza dei i tuoi dati. Con la corretta pianificazione, l'implementazione e il follow-up, i dati "eventi" possono essere attuate in modo abbastanza di routine, con conseguente minima o nessuna perdita di dati.
Craig Wilson è il CEO di Compudent Systems Inc ., una società IT specializzata in installazioni informatiche personalizzate per gli studi dentistici.