Ci sono tre principi che mi piacerebbe condividere che aiuterà la vostra pratica di comunicare in modo più proattivo con i pazienti circa le finanze. Prima che faccio, mi piacerebbe raccontarvi il giorno in cui ho imparato il segreto per chiedere pazienti per i soldi e prendere in giro la raccolta. Molti anni fa ho avuto un paziente di nome di Sally Tatum. Sally era circa quattro piedi due e lei potrebbe letteralmente passare davanti alla reception, (non ho potuto vedere il suo perché il contatore era così alto), lasciare l'edificio, entrare nella sua auto, ottenere in autostrada, e di essere andato prima io anche rese conto di aver mai lasciato l'area clinica. Invariabilmente che significava di Sally mai pagato per il suo odontoiatria. Una volta che ci siamo resi conto di Sally aveva lasciato, che chiamerei e la sua informare la prossima volta che è venuta a lei avrebbe bisogno di portare me un assegno. Lei sarebbe d'accordo, e quindi gestire in qualche modo di entrare, consultare il dentista, finire la sua nomina, e bypassare ancora una volta la reception-senza pagare.
Un giorno ho pensato a un piano. Abbiamo deciso di mettere un lucchetto alla porta interna che ha preso il paziente dalla zona commerciale di nuovo nella sala di ricevimento. La prossima volta di Sally Tatum è entrato, ha completato la sua visita dentale, e si diresse verso la porta, ma questa volta non si è aperta perché ho avuto il rilascio sotto il bancone. «Sally Tatum, che bello di voi per fermare," ho detto. "Credo che abbiamo avuto un accordo che si potrebbe portare in un assegno di oggi.» Lei sorrise timidamente, ha messo la sua borsa sul bancone, ha aperto il portafogli, e mi porse un bellissimo sgualcita, controllo perfettamente piegato (per i quattrocento dollari che abbiamo aveva concordato). Quando ho guardato la data, era stato fatto tre settimane prima della nostra conversazione. Poi mi ha colpito. Mi sono reso conto che questo era semplicemente un gioco. Il suo obiettivo era, ed è sempre stata, per arrivare alla superstrada tutte le volte che poteva, senza rinunciare al denaro. Il mio obiettivo era quello di comunicare e far rispettare le politiche e le procedure finanziarie della pratica in modo efficace. Il giorno in cui ho capito che questo gioco può essere definito da tre principi è stato il giorno di raccolta è diventata divertimento
Il primo principio:. Informare prima di eseguire
Il primo principio della comunicazione finanziaria efficace è- informare prima di eseguire. Questo principio si riferisce sia clinicamente (noto come il consenso informato), e per la politica finanziaria di una pratica o come gestire le questioni di denaro. Credo che il paziente non dovrebbe mai essere necessario chiedere a chiunque in ufficio dentale, che si tratti di dentista, un assistente, un igienista, o un membro del personale amministrativo "Quanto costa questo verrà a costare?" Prima di poter comunicare i vostri criteri finanziari , è necessario creare loro, e, purtroppo, troppe pratiche semplicemente non hanno avuto il tempo per chiarire la politica paziente quando si tratta di finanze. Per creare una linea guida finanziario interno, elencare tutte le situazioni che fare con un paziente che ha una possibile componente finanziaria e quindi elencare procedura della vostra pratica per la gestione di esso. Ad esempio, quando un paziente manca un appuntamento-do si carica per il no-show? Se cd ciò che è la tassa? Ci sono spese per i controlli-e rimbalzò quanto? Una volta completata, la vostra politica finanziaria interna dovrebbe essere pubblicato in un'area privata della sede e reso prontamente disponibili in modo che ogni membro del personale può accedere quando necessario e seguire le procedure corrette.
Utilizzando accordi finanziari scritti è un altro modo per garantire una comunicazione finanziaria efficace con i pazienti. forme finanziari dovrebbero non solo coprire il trattamento e le tasse, devono anche informare il paziente circa le linee guida in vigore. Una volta che il trattamento è stato concordato e il metodo di pagamento è stata impostata, mantenere le informazioni facilmente accessibili nella cartella del paziente e sul computer.
In caso di medici discutere i soldi?
pratiche sono spesso incerti del ruolo del dentista dovrebbe svolgere quando si tratta di comunicare le finanze per i pazienti. Frustrazioni possono spesso sorgere quando il personale amministrativo non è dato corretta direzione e l'autorità per gestire i problemi finanziari della pratica. Il ruolo del dentista è a definire lo standard corretto nella comunicazione finanziaria e per potenziare la sua personale /amministrativo per far rispettare le politiche finanziarie della pratica. La regola generale che ho insegnato per anni è che il dentista non deve entrare nel tema del denaro con i pazienti. Vi sono, tuttavia, tre eccezioni in cui credo sia opportuno per il dentista per discutere di tasse. Quando si lavora in una situazione di emergenza, il paziente è sulla sedia, sono state prese raggi X, e la diagnosi è stata fatta, non mi aspetto che un membro del personale amministrativo a camminare nella zona clinica per dire al paziente su quanto trattamento verrà a costare. Il dentista ha bisogno di essere pronti a discutere le sue /suoi consigli e le spese collegate a ciascuno.
La seconda istanza è quando c'è un cambiamento nel trattamento. Quando la pit buccale diventa una endo quattro radicata e una corona, il dentista ha bisogno di fermarsi e informare il paziente in modo che non ci sono sorprese. L'ultima istanza è nel corso della consultazione. Ma in questo caso il dentista dovrebbe solo parlare il costo del trattamento, non come la tassa sta per essere pagato. Quella discussione dovrebbe essere lasciata al personale amministrativo nella maggior parte dei casi
Il secondo principio:. Se non chiedere-la risposta sarà sempre "no"
Il secondo principale efficace comunicazione finanziaria è -se non chiedere, la risposta sarà sempre "no". Molti anni fa un'agenzia di raccolta dentale mi ha detto che, a loro avviso, l'85 per cento di tutte le somme potrebbero essere ritirati presso la reception se qualcuno avrebbe solo chiedere. Impostazione aspettative corrette e comunicare con i pazienti finanziariamente dovrebbe iniziare prima del trattamento. Contabilità clienti diventa solo un problema se non avete comunicato in maniera efficace e fissato un "emotivo buy-in" da parte del paziente per quanto riguarda l'accordo finanziario. Di tanto in tanto la gente viene da me durante i miei seminari e chiedono il motivo per cui sottolineo la comunicazione con i pazienti prima del trattamento così tanto. Spesso dicono che è altrettanto importante parlare di modesta entità archiviazione e chiamate di raccolta. Poi vanno a condividere il loro successo a andare in tribunale per conto del medico e la conoscenza che hanno acquisito su di modesta entità. Ascolto con attenzione e poi rispondere con due osservazioni. One-youve andato in tribunale e ha vinto il giudizio, ma ancora non hanno ottenuto il denaro. Due se si mette la stessa energia nel comunicare con i pazienti prima del trattamento, probabilmente non sarebbe un problema account credito in primo luogo. Una migliore uso del tempo e l'energia è la comunicazione proattiva
IL PRINCIPIO TERZO:. Fare dichiarazioni ed evitare domande aperte
Il terzo principale della comunicazione finanziaria efficace è- rendere dichiarazioni ed evitare apertura domande finita. La maggior parte dei dentisti, igienisti, e altro personale clinico sono stati addestrati a chiedere ai pazienti domande aperte. Da quanto tempo il dente fa male? Quando è stato fatto il endo? Da quanto tempo è stato estratto quel dente? Quando si tratta di pazienti clinicamente, chiedendo domande aperte è appropriato e incoraggiato. Ma vista amministrativo, la cosa peggiore che puoi fare è quello di fare una domanda un paziente in un ambiente in cui non è possibile controllare la risposta. Ad esempio, se si pone la domanda: "Vuoi pagare, la signora Smith?" E la signora Smith dice: "No," non si può incolpare la signora Smith per la risposta. Hai dato il permesso di rispondere nel modo in cui si sentiva più comodo. Una scelta migliore è quella di fare dichiarazioni. "Sig.ra. Smith, le accuse oggi sono ... "e poi passare attraverso i diversi modi in cui il paziente può pagare.
La finale e spesso trascurato pezzo del puzzle nel finanziamento efficace è quello di garantire i vostri pazienti hanno opzioni di pagamento flessibili che non lo fanno danneggiare la produttività della vostra pratica e la linea di fondo. Ci sono tre opzioni finanziarie che vi consiglio pratiche incorporano; pagamento anticipato, carte di credito al dettaglio, e il finanziamento del paziente. Con pagamento anticipato, il denaro è nel vostro conto in banca prima del trattamento in modo da eliminare virtualmente cancellazioni a breve preavviso e mancate presentazioni. Se offrire ai pazienti una cortesia pagamento anticipato, di informare la compagnia di assicurazione della tariffa scontata. La seconda opzione vi consiglio è una carta di credito al dettaglio, come MasterCard o Visa, perché la pratica è pagata entro 24 ore. La terza opzione vi consiglio è un programma di finanziamento del paziente. Questa opzione di finanziamento si paga entro due giorni di trattamento e permette ai pazienti di fare piccoli pagamenti mensili che si inseriscono nel loro bilancio. opzioni finanziarie non produttive, come il pay as you go e mezzo verso il basso e mezzo al secondo appuntamento (sia incoraggiare brevi cancellazioni preavviso, no-show e odontoiatria frammentario) e conti che portano in-house (A /R e le spese di raccolta) dovrebbe essere interrotto a mio parere
seguendo questi principi e prendere un impegno a essere proattivo con i pazienti, non solo potrai migliorare la comunicazione finanziaria -. farete il gioco di raccogliere denaro più gratificante - e divertente .
Jennifer de St. Georges è un educatore di fama internazionale gestione pratica dentale. Lei ha parlato praticamente ogni incontro dentale leader negli Stati Uniti, Canada e Regno Unito, e ha scritto articoli per il prestigioso internazionale "ufficiale FDI."
Ristampato con il permesso, Economia dentale, settembre 2004.