Non sei una persona negativa, e non ti piace mettere a fuoco soggetti negativi. Tuttavia, periodicamente, è intelligente per fare un controllo di realtà. Il tuo studio dentistico non è immune dal brutto possibilità di appropriazione indebita. Purtroppo, nel corso degli ultimi anni, c'è stato un allarmante aumento appropriazione indebita angoscia.
Inutile dire che sono scomodo e riluttanti a condividere queste informazioni. Mia esitazioni deriva dal fatto che questa rivista viene letta da chi desidera proteggersi nonché le potenziali ladri. Queste informazioni possono essere utilizzate per entrambi i campi. Questo non è inteso come un articolo di 'how-to'. Devo lavorare sulla premessa che l'integrità è la motivazione primaria per la lettura di questo articolo. Eppure, se la tua motivazione viene richiesto altrimenti -Ricordati che tutte le vittime di appropriazione indebita dovrebbero essere preparati a:.
Avvertire tutti i dipendenti delle conseguenze - se sono catturati
Il licenziamento automatico
Registrati crimine con le autorità
La rivincita perseguire - al grado massimo
Richiede restituzione
essere disposti a perdonare & amp; dimenticare
Insistere su un aiuto professionale e una prova rigorosa.
Da dove viene la "e" Word Start?
In preparazione di questo articolo, ho intervistato 15 individui che sono stati catturati e processati per appropriazione indebita di fondi in studio dentistico. Il loro rimorsi, la loro giustificazione e le loro storie personali sono tutti diversi. Quando è stato chiesto di qualificare il loro pensiero e comportamenti, hanno condiviso le seguenti citazioni:
". E 'stato solo facile da prendere un po' alla volta"
"Dr. ___ Sempre preso soldi dalla piccola cassa e mai pagato indietro. Credo che mi sentivo come questa pratica era tanto mio come il suo. "
" DR .___ rifiuti più soldi di quanto io abbia mai preso. "
" ho pensato Dr. ___ ha dato tanto odontoiatria via che egli certamente wasn 't andando a perdere un paio di dollari qua e là "
" non ha mai apprezzato quello che ho fatto, né avrebbe offrire un rilancio senza il mio accattonaggio -. quindi credo che appena mi sono dato un aumento. Al diavolo con lui! "
" In realtà, non avrei mai stato catturato non avevo preso una pausa per il pranzo. "
Parliamo di questo ultimo preventivo. Si tratta di un perspicace, vera storia del caso.
Questa particolare centralinista aveva lavorato in ufficio per circa 15 mesi. Era l'unica segretaria a tempo pieno. Di tanto in tanto avrebbe avuto un aiutante. Per la maggior parte corse la reception e compilato tutti i rapporti di prova. Un giorno, quando lei era via per il pranzo, squillò il telefono. Il medico è capitato di essere nella costruzione e ha risposto rapidamente al telefono, pensando che fosse una chiamata si aspettava. Non era la sua chiamata previsto. E 'stato un paziente che vogliono una dichiarazione dettagliata per verificare la ricezione dei pagamenti personali in ufficio. Inoltre, il paziente stava cercando di qualificarsi che suo figlio aveva dato la receptionist $ 100,00 in contanti, durante la sua ultima visita. La sua ultima dichiarazione semplicemente indicato un saldo e il paziente era confuso sul fatto che i pagamenti ricevuti erano contanti, assegno paziente o di controllo di assicurazione. Il medico ha ringraziato il paziente e gli assicurò che la dichiarazione dettagliata e forma di storia di pagamento sarebbero nella posta, prontamente. Ha condiviso la richiesta del paziente con la receptionist, al suo ritorno dal pranzo. Ha subito risposto: "mi prenderò cura di esso. Mi ricordo il figlio darmi $ 100,00. "
Il giorno successivo, il medico ha chiesto la receptionist," Come faccio a rispondere a domande di pagamento per un paziente, se dovessi prendere il telefono di nuovo. Per esempio, come facciamo a tenere traccia dei pagamenti in contanti? "La receptionist ha detto," E 'facile, si dovrebbe semplicemente fare riferimento al libro scontrino o la voce di pagamento computer ", ha poi mostrato il medico come ottenere dentro e fuori del computer, che indicava un adeguamento $ 100,00, ma non un pagamento. La cosa divertente - c'era anche nessuna voce nel libro scontrino. Naturalmente ha dato molte ragioni per cui lei non aveva finito la transazione e di nuovo assicurato il dottore, "mi prenderò cura di lui." Il dottore sorrise, ha detto di ringraziamento, e ha proceduto al suo ufficio dove ha chiamato il suo commercialista e ha detto , "abbiamo bisogno di parlare."
per la prossima settimana, un team di tre persone esaminate e valutate tutte le transazioni per un periodo di sei mesi. La prova è stata conclusiva ... c'era un "ladro" nel front office. Il medico e il suo commercialista di fronte alla reception. Non riusciva a sostenere la prova documentata. Lei è stato catturato. Lei è stato assicurato che avrebbero continuato a controllare tutti i record fin dal suo primo giorno di lavoro. Il risultato finale è stato allarmante. Nel corso di un periodo di 15 mesi che aveva personalmente preso più di $ 50 mila dalla pratica che è stata documentata. Ha mostrato poco di rimorso, il denaro è stato speso, ha ricevuto il massimo rimprovero e devastato il suo nucleo familiare
Da questo case history e molti altri, ecco qualche buon consiglio:.
essere un leader attivo: E 'importante che il medico partecipare alla gestione della reception. Agire come vi preoccupate per il lato commerciale della vostra pratica e capire i sistemi aziendali che vengono utilizzati nel vostro ufficio. Tutte le politiche e le pratiche relative a gestire il denaro nel vostro ufficio, devono avere la sanzione e l'approvazione
Commenta i tuoi numeri:. Disciplina te stesso e calendario una revisione di routine del vostro bilancio e statistiche di pratica. Scopri come recuperare e tenere traccia dei dati di pratica. Interpretare i numeri e confermare la loro lavorabilità e la fattibilità. Periodicamente, senza preavviso, ricostruire una giornata. Assicurarsi che è possibile tenere traccia di tutti i pazienti che sono stati visti in un dato giorno e anche come sono stati registrati il denaro o messaggi
Controlla gli estratti conto bancari. Assicurarsi che il personale sa che si guarda i tuoi estratti conto bancari mensili. In realtà, si dovrebbe essere la persona di aprire gli estratti conto bancari - loro revisione, e quindi avere un equilibrio di terze parti e considerazione per il libretto degli assegni pratica. Non utilizzare il centralinista per debiti di pratica /chequing
Interruzione assegni:. E 'importante che si controlla tutti i controlli annullati per importi insoliti, beneficiari o approvazioni. Assicurarsi che avete i vostri assegni restituiti con la sua dichiarazione ogni mese
Review Fatture:.. Mai firmare un assegno senza rivedere la sua fattura corrispondente
Stuff and Mail: Il medico deve firmare l'assegno, roba e sigillare la busta. Poi avere una persona diversa da quella che fanno fuori i debiti, posta i controlli. Idealmente, i debiti devono essere inviati dal medico o il coniuge.
A.R. Recensione: Stabilire un tempo impostato con il receptionist di rivedere tutti i conti di età (settimanale /mensile). Guardate ogni account con il centralinista. Parlare di conti di età e la storia di pagamento
Regolazioni Review:. Almeno una volta al mese una recensione un elenco alfabetico di tutti i write-off, le regolazioni, le indennità e crediti inesigibili. Accertarsi che la receptionist o persona che lavora alla contabilità clienti stanno partecipando a questa recensione
Budget:. Assumere un ruolo attivo nel processo di bilancio. Stabilire un budget per ogni esercizio. Monitorare le spese su base mensile. Valutare le spese generali e percentuali - per categoria. . Assicuratevi che la vostra segretaria sa che si guarda da vicino tutte le voci da pagare ed i controlli restituiti
Guarda il carnet di assegni: Se qualcun altro è entrare nella dovuta & amp; operazioni di deposito nel libretto degli assegni, ne fanno un punto di guardare il libretto degli assegni spesso. Assolutamente non consentono whiteout da utilizzare nel libretto di assegni. Se qualcosa è annullata, è sufficiente tracciare una linea attraverso la voce ... in modo che possa ancora essere letto
& amp Bonded.; Riferimenti: I dipendenti che sono coinvolti individualmente con la gestione di denaro di pratica dovrebbero essere legati. Inoltre, assicurarsi che la vostra assicurazione pratica affronta la possibilità di copertura di appropriazione indebita. Scopri i riferimenti con attenzione, prima di assumere una persona per gestire il vostro denaro e la contabilità pratica
Quarterly Review:. Alla fine di ogni trimestre impostare un tempo di revisione con il tuo commercialista o un altro consulente professionale. Una terza parte può spesso vista quantità inusuale o percentuali. Se è così, si può quindi indagare con più attenzione un po '
Cross-treno:. Nessuna persona dovrebbe avere il potere con il controllo totale del vostro reception. E 'importante che si cross-treno per la copertura e un ulteriore set di occhi e orecchie. Se non si dispone di un'altra persona di cross-treno, poi il medico o il coniuge del medico deve accertarsi che possano comprendere gli elementi essenziali della reception, in particolare la ricezione di denaro e il distacco di.
Posticipa Tempo "da solo" : Molti schemi sono sviluppate quando la receptionist è sola in ufficio. Si può essere colpito quando li vedi andare il miglio supplementare e passare il tempo aggiunto in ufficio, ma, può anche essere molto pericoloso. Avendo altre persone intorno può scoraggiare la manipolazione illecita di figure, messaggi e rapporti. Inoltre, insistono sul fatto che gli addetti alla reception prendono le vacanze
I depositi giornalieri:. I depositi devono essere effettuati su base giornaliera. Non lasciare mai che i depositi si accumulano. Tutti i messaggi devono essere fatte il giorno del trattamento o entro 24 ore di trattamento o qualsiasi scambio commerciale
Computer "nascondigli". E 'facile nascondere le cose nel computer. Avere una terza parte che capisce il vostro show computer come e dove il denaro o comportamenti appropriazione indebita potrebbe essere mascherato nel computer. Li hanno ti insegnano come interpretare i rapporti di computer e come loro riferimento incrociato
Practice Cash:. Unire i molte pratiche che sono la prestazione di servizi per solo in contanti. Quindi, accertarsi che la vostra produzione è stata annunciata in pieno e che le distinte di versamento corrisponde al rapporto di produzione. Anche in questo caso, monitorare il vostro invio e la forma di pagamento ricevuto -.. In contanti, assegno o assegno assicurazione
comunicazione consequenziale può essere pericolosa per alcuni, ma la maggior parte dei dipendenti vogliono conoscere le regole, i regolamenti e le conseguenze delle attività inappropriate
Come di rubare da un dentista
Spesso, i dentisti non sanno cosa cercare. In realtà, essi sono in apprensione per esaminare le cose per paura di distruggere la fiducia e spirito di squadra. Eppure, attraverso l'interazione personale controllata e tempo di esame privato, si può essere meglio prevenire che curare. La prevenzione attraverso la consapevolezza è prezioso e utile. Sono sempre stupito di come le persone creative possono diventare - al fine di essere disonesto. Le seguenti attività sono realmente accaduto. Non lasciare che accadono nel vostro studio:
- i pazienti di cassa sono stati in eccesso e la differenza è stata imbucata. (. Riferimenti incrociati tuo libro scontrino alla dichiarazione di fatturazione) Non si può avere una differenza di quantità
-. Il personale ha utilizzato la carta di credito aziendale per uso personale. (Esaminare attentamente gli estratti conto.)
- Prendono contanti dal deposito e quindi alterano la ricevuta di versamento prima di arrivare presso la banca. (Verifica depositi estratto conto con il libro vero e proprio deposito.) Ricordate, di prendere i propri depositi alla banca o avere un servizio legato raccogliere il deposito
-. Un nuovo conto corrente è stato aperto nel nome del medico e le mette persona il loro nome sulla carta di firma. Alcune somme sono depositate lì per il ritiro in seguito. (Si prega di aprire tutti gli estratti conto bancari.)
- Gli assegni sono stati fatti fuori ai fornitori fittizi e il denaro sono stati condivisi dopo il controllo è stato incassato. (Si chiama appropriazione indebita cooperativa.)
- fatture false sono state presentate alle compagnie di assicurazione per gli amici e le famiglie - che poi ricevere il pagamento di assicurazione - da condividere in seguito. (Frode assicurativa è molto pericoloso e stupido!)
- Non ci sono servizi di carica sono stati pubblicati per la famiglia e gli amici, senza autorizzazione scritta Dott. (A pagamento token è dato dire grazie.)
- Gli assegni sono stati scritti per sé per un presunto rimborso. (Prima di firmare un assegno personale, vedere una forma di rimborso allegato e ricevuta delle mercanzie.)
- Gli assegni sono stati fatti fuori per CASH. Un volto familiare può ottenere via con questo in una banca usando un timbro di gomma della firma del medico o forgiare il nome del medico. (Non hanno timbri firma in gomma in ufficio.)
- Molti di dollari escono dalla porta attraverso personale utilizzando la pratica spese postali, forniture, attrezzature e società del tempo. (Fare una dichiarazione politica di ferma a tutti i dipendenti definire con precisione ciò che è proprio e improprio..)
- E 'comune e facile da "prendere in prestito" dalla cassa o sportello del cassetto piccola cassa. Accertarsi che il banco cassa è separata dalla piccola cassa. (Review e bilanciare la vostra piccola cassa ogni settimana e il vostro banco cassa quotidiano.)
- Troppo spesso, forniture in eccesso, farmaci, attrezzature e di marketing articoli sono ordinate e l'inventario aggiuntivo viene portato a casa. (Inventario Track in /out.)
- assegni in bianco sono stati firmati dai medici in quanto sono in fretta fuori dalla porta per una vacanza o una conferenza. (Non farlo!)
- Un medico coniuge o partner dentale - con potere di firma - è in combutta con una persona dello staff di appropriarsi indebitamente di fondi. (Richiede due firme di proprietario - uno è il maggiore azionista.)
Queste sono solo alcune misure precauzionali si possono adottare per aiutare a prevenire appropriazione indebita. La chiave è essere coinvolto con il business. Sottolineano l'importanza della responsabilità e la responsabilità con l'auto e personale. Devono sapere che si sta tenendo gli occhi e le orecchie aperte per comportamento inappropriato.
Larry Wintersteen è uno dei principali consulente, docente, autore e formatore di professionisti del settore, medici e legali. Egli è anche un consulente di gestione pratica presso l'Università del Colorado, Dental School, Denver, CO.